同一项目的图稿可能经过邮件、聊天和共享文件夹传递。文件已经发出，不等于接收人正在使用正确版本。商务礼品定制可用简短的接收核对，把附件身份和适用范围说清楚。

发送时附一份附件目录

列出文件名、版本、用途和对应产品，例如杯身标识、外盒正面或卡片背面。预览图与可执行图稿分开说明，不把聊天压缩图片默认当作生产依据。附件的格式要求先由实际执行方确认，避免只换后缀却没有解决使用问题。

接收确认要对应具体文件

请接收人按目录确认附件是否齐全、能否正常查看，以及本次采用哪个版本。若对方截图回传，应核对其中的名称、文字和方向，而不只看是否回复“收到”。重新发送时明确替换哪份旧文件，不能让两个相似名称同时处于适用状态。

首件核对回到真实产品

附件确认解决的是资料传递问题，实际印位和呈现仍需要样品检查。把通过的图稿与工艺样关联，后续修改沿用同样的目录和确认方式。不要因文件传送成功，就省略实物上的文字、尺寸及结构检查。