样品只在采购一方时，应明确哪些项目可远程核对，哪些仍需实物判断。不能将照片认可当作所有材料与结构都已通过。

照片补充具体信息

整体、标识、配件和开合分开记录，附上尺寸与版本说明。颜色受光线和屏幕影响，重要工艺效果保留适当的实物确认安排。

责任范围写清楚

文字、图案和规格由对应负责人确认，待核项目单列。样品流转按套清点，最终有效文件与确认样关联，生产验收依据一致。

延伸阅读：上海礼品公司选款指南：企业定制礼品如何兼顾实用与品牌表达