礼品团购有多个确认或交付节点时，采购资料应保持清楚对应。本文讨论配置与进度记录，具体付款安排仍以双方确认的约定为依据。

让每批配置可追溯

按批次记录型号、数量、工艺和包装版本，报价变动注明原因。内部审批资料与最终配置一致，避免沿用早期方案造成金额和交付内容无法对应。

收货记录对应实际批次

每次收货单列实到数量、异常件和待补内容，关联相应批次编号。后续调整集中记录，不通过零散口头说明替代正式确认，便于项目结束时核对。

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